Kearsipan

A.    Kearsipan

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.

Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

·         Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.

·         Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.

·         Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis

·         Dapat dijadikan bahan dokumentasi

·         Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya

·         Sebagai alat pengingat

·         Sebagai alat penyimpanan warkat

·         Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan

·         Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi

·         Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

B.     Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi. Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

·         Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.

·         Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.

Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

C.    Maksud dan tujuan Kearsipan

Pekerjaan menyimpan suart atau dokumen-dokumen disebut administrasi kearsipan. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan penerimaan, pencataan, pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan dan pemusnahan surat atau berbagai macam warkat lainnya.

1.      Maksud Kearsipan

Maksud kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.

2.      Tujuan Kearsipan

a.       Menjamin keselamatan arsip dan penyediaan kembali arsip dengan cepat ketika dibutuhkan. Keselamatan arsip menunjukkan kondisi arsip yang awet dan aman, jika arsip selamat, tidak ada yang rusak, tidak ada yang hilang maka tentunya arsip dapat disediakan kembali bilamana dibutuhkan.

b.      Sebagai bahan pertanggungjawaban perusahaan tentang pelaksanaan dan pengolahan kegiatan perusahaan.

D.    Masalah Pokok Dalam Kearsipan Dan Cara Penyelesaiannya

Dalam setiap organisasi/perusahaan baik itu dalam bidang kearsipan maupun dalam bidang liannya pasti akan terjadi suatu masalah yang akan memnghambat kinerja  organisasi/perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah pendapat-pendapat  tentang masalah-masalah kearsipan menurut beberapa ahli:

Ø  Menurut Drs. E. Martono, masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1.      Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.

2.      Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3.      Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4.      Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.

5.      Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6.      Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

Ø  Menurut Drs. The Liang Gide, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1.      Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2.      Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

3.      Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

Ø  Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1.      Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

2.      Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3.      Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4.      Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Harus menggunakan sistem penyimpanan yang tepat.

2.      Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, disamping pengawasan/kontrol dan pengandilian yang ketat.

3.      Memperluas ruangan tempat penyimpanan dan mengefektifkan ruangan serta peralatan yang ada.

4.      Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat dan mengikuti perkembangan zaman

5.      Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

6.      Petugas arsip harus memenuhi syarat.

7.      Mengikutsertakan para pengelola kearsipan dalam kursus-kursus atau diklat-diklat kearsipan dan penggunaan teknologi canggih.

8.      Melakukan penyusutan dan pemusnahan secara rutin terhadap arsip-arsip yang sudah tidak terpakai.

E.     Kegiatan Kearsipan

Kegiatan kearsipan ada 4 yaitu ;

a.       Kegiatan penciptaan

b.      Kegiatan penyimpanan (filling) dan penemuan kembali (finding)

c.       Kegiatan penyelamatan

d.      Kegiatan penyusutan